Zasady te opisane zostały w ustawie o rachunkowości, zgodnie z którą sprawozdanie musi zostać sporządzone za ubiegły rok obrotowy w ciągu 3 miesięcy roku bieżącego, czyli najpóźniej do 31 marca 2020. Sprawozdanie powinno być podpisane przez osobę sporządzającą oraz wszystkich członków zarządu organizacji. Od 2019 r. istnieje obowiązek sporządzania, podpisywania i wysyłania sprawozdań wyłącznie drogą elektroniczną.
Dotychczas organizacje pozarządowe prowadzące działalność gospodarczą przesyłały sprawozdanie do Krajowego Rejestru Sądowego, zaś nieprowadzące – do odpowiedniego Urzędu Skarbowego. Przy czym oba rodzaje organizacji różniły się nie tylko ze względu na adresata wysyłanych sprawozdań finansowych, ale również na ich strukturę i format.
Sprawozdania wysyłane do KRS charakteryzowały się tzw. strukturą logiczną, czyli były sporządzane w specjalnym formacie opracowanym przez Ministerstwo Finansów zaś te, które adresowano do Urzędu Skarbowego sporządzano w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej, czyli papierowego skanu sprawozdania w formacie PDF zatwierdzonego podpisem kwalifikowanym lub zaufanym (ePUAP).
Na rok 2020 nie zmieniły się przepisy i reguły sporządzania oraz wysyłania sprawozdań przez organizacje pozarządowe prowadzące działalność gospodarczą (wpisane do KRS). Niektóre z nich mogą używać programów księgowych, bądź korzystać nieodpłatnie z programu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów (https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#step2-start).
Natomiast w przypadku organizacji pozarządowych nieprowadzących działalności gospodarczej zmieniły się zasady dotyczące sporządzania sprawozdań finansowych mówiące o tym, że każde sprawozdanie musi być opracowane w strukturze logicznej, czyli według wzorca, tak samo jak w przypadku organizacji prowadzących działalność. Również programy stosowane do sporządzania sprawozdań mogą być takie same dla obu rodzajów organizacji, w tym ww. program Ministerstwa Finansów.
Nie tylko zasady sporządzania sprawozdań finansowych zostały zmienione dla organizacji pozarządowych nieprowadzących działalności gospodarczej, ale także przepisy dotyczące adresata sprawozdania. Od 2020 r. organizacje te już nie mogą wysyłać sprawozdań do Urzędu Skarbowego, ale do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Mówi o tym art. 27 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym dla osób prawnych „Podatnicy obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego, z wyłączeniem podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, przekazują za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej sprawozdanie (...)”.
Ponadto dla wszystkich organizacji pozarządowych zmieniło się podejście urzędów skarbowych do wywiązywania się z terminu sporządzenia i podpisania sprawozdania finansowego (art. 52 ust.1 i 2 ustawy o rachunkowości). Do 2019 r. Urzędy Skarbowe były bardziej liberalne, natomiast od roku 2020 traktują organizacje pozarządowe restrykcyjnie, np. za opóźnienie w sporządzeniu i wysłaniu sprawozdania finansowego dana organizacja może zostać obciążona karą finansową.
W pierwszej dekadzie lutego b.r. w KSON-ie zorganizowane zostanie konwersatorium, w czasie którego zainteresowani będą mogli zapoznać się ze szczegółami opisanych wyżej uregulowań.
