Czytelnik zwrócił uwagę na marnowanie pieniędzy, przez takie pomyłki. - Będąc w UM Jelenia Góra zobaczyłem dwie osoby pytające przypadkowo napotkanego urzędnika, gdzie mogą wyjaśnić wezwanie do zapłaty za śmieci, które zostało niesłusznie wysłane, bo za odpady mają zapłacone. Jakież było moje zdziwienie, gdy wróciłem do domu i zastałem wezwanie do zapłaty za nieczystości, za które zapłaciłem. Przecież każdy wysłany taki list to koszt. Do tego naliczane są koszty upomnienia w wysokości 11,60 zł – pisał Czytelnik.
Rzecznik Cezary Wiklik wyjaśnił, że: „Sytuacji, kiedy ktoś dokonał opłaty, a mimo to otrzymał wezwanie nie ma zbyt wiele, ale zdarzają się z rozmaitych powodów. Z jednej strony przy ponad 60.000 płatników, którzy z różną regularnością dokonują wpłat, takie omyłki są - niestety - możliwe, aczkolwiek (co warto podkreślić) przyczyną występującą najrzadziej jest błąd człowieka. Niemniej przepraszamy wszystkich, którzy zostali narażeni na niedogodność wyjaśniania.
Ale najczęściej ostatnio zdarza się, że przyczyna wezwania tkwi w niedostosowaniu terminu wpłaty do systemowych rozwiązań elektronicznych. Założeniem jest, że te opłaty "śmieciowe" reguluje się do ostatniego dnia miesiąca. A - dla przykładu - posłużymy się autentycznymi sprawami z dokumentów: (1) Mieszkaniec wnosi opłatę za grudzień w dniu 2 stycznia poprzez bank, a nie osobiście w kasie. System elektroniczny księguje tę wpłatę za styczeń i płatnik zostaje poproszony, by wyjaśnił brak opłaty grudniowej. Albo - (2) mieszkaniec zalega z płatnością za grudzień, wnosi 10 stycznia podwójną opłatę - w jego intencji zaległą za grudzień i bieżącą za styczeń. System elektroniczny księguje jednak te opłaty na poczet stycznia i lutego, a grudzień pozostaje do wyjaśnienia. Będąc osobiście w kasie można wskazać, jakiego okresu opłata dotyczy, ale przy płatnościach dokonywanych przez bank, czy elektronicznie z komputera domowego system księguje wpłatę jako dotyczącą bieżącego miesiąca.
Podane przykłady są relatywnie nietrudne do wyjaśnienia, zdarzają się jednak sprawy skomplikowane, kiedy ktoś wnosi opłatę z odsetkami za trzy miesiąca, a zalega za pięć, itp., itd. Wówczas bezbłędne rozksięgowanie tych kwot zgodnie z życzeniem mieszkańca bez jego osobistego udziału jest w zasadzie niemożliwe, a przecież zdarzają się sprawy znacznie bardziej złożone. Sukcesywna praca nad doskonaleniem systemu elektronicznego księgowania wpłat pozwala na stopniowe eliminowanie najprostszych problemów, niemniej kluczem do uniknięcia problemów z wyjaśnianiem prawdziwych lub rzekomych zaległości jest terminowe dokonywanie opłat lub - w przypadku problemów z terminami - osobiste wpłaty do kasy, z precyzyjnym oznaczeniem, jakiego okresu dotyczą.”
