Podpis elektroniczny to nowoczesne narzędzie wykorzystywane przez przedsiębiorców, organizacje, instytucje i osoby fizyczne. Pozwala załatwić wiele spraw w szybki i prosty sposób. Są dwa rodzaje podpisów elektronicznych: bezpieczny i zwykły. Bezpieczny potwierdzany jest certyfikatem kwalifikowanym, co oznacza, że jest bardziej pewny od tego drugiego podpisu. Jednak za tą „pewność” trzeba niestety zapłacić. Bezpieczny podpis wydawany jest na określony czas. Można go nabyć w pięciu punktach: Krajowej Izbie Rozliczeniowej (Szafir) i Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych (Sigillum), Unizeto Technologies (CERTUM), Enigma S.O.I. (PEM-HEART) oraz EuroCert. Po podpisaniu umowy bezpieczny podpis należy odebrać osobiście, w celu potwierdzenia wszystkich danych. Wówczas nabywca otrzymuje kartę kryptograficzną z zapisanym prywatnym kluczem oraz oprogramowanie.
- Podpis elektroniczny jest przypisany osobie fizycznej, a to znaczy, że nie może posługiwać się nim osoba prawna. W takiej sytuacji np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, która jest osobą prawną, powinna wskazać swojego reprezentanta, który będzie mógł dokonywać w jej imieniu podpisu elektronicznego. Akces można zgłosić za sprawą UPL-1, jest to upoważnienie do składania dokumentów elektronicznych i trzeba je przedłożyć chociażby w Urzędzie Skarbowym – tłumaczy Beata Cichocka, rzecznik prasowy Urzędu Skarbowego w Jeleniej Górze.
Warto wiedzieć, że swojego reprezentanta może wskazać również osoba fizyczna. Upoważnienie dla niej udziela się na określony czas i w dowolnej chwili można je odwołać, oczywiście po złożeniu w skarbówce odpowiedniego dokumentu.
Alternatywą dla bezpiecznego podpisu elektronicznego jest zwykły podpis elektroniczny, czyli profil zaufany. Zainteresowani powinni zarejestrować się na stronie www.pz.gov.pl, a później potwierdzić zgłoszenie. Można to zrobić w kilku punktach, m.in. w urzędzie skarbowym. Osoby fizyczne korzystają ze zwykłego podpisu elektronicznego w sprawach podatkowych, składając deklaracje, wnioski, oświadczenia, a ostatnio także jednolite pliki kontrolne VAT.
