Hybrydowe zatrudnienie – dlaczego administracja zaczyna ciążyć?
W firmach korzystających z różnych form współpracy zakres zadań działu HR potrafi zmieniać się z tygodnia na tydzień. Jednego dnia pojawia się konieczność rozliczenia zespołu projektowego, a następnego wdrożenia specjalisty pracującego zdalnie z innego miasta, przy jednoczesnej obsłudze stałych pracowników etatowych. Każdy z tych modeli oznacza inne obowiązki dokumentacyjne, inne zasady rozliczania czasu pracy i inne wymogi podatkowe.
Przy takiej mozaice szybko rośnie liczba aneksów, korekt, wyjaśnień dla pracowników oraz kontaktów z księgowością. Outsourcing kadr i płac jest wtedy sposobem na przeniesienie części odpowiedzialności do wyspecjalizowanego zespołu, który skupia się właśnie na administrowaniu tym złożonym obrazem zatrudnienia.
Elastyczne formy pracy a rosnące wyzwania w obsłudze kadr
Na polskim rynku pracy rośnie znaczenie elastycznych modeli współpracy, w tym przede wszystkim kontraktów B2B. W sektorze IT stanowią one już ponad 60% wszystkich ofert pracy, co pokazują analizy publikowane w raportach branżowych.
W skali całej gospodarki zwiększa się także liczba osób prowadzących działalność gospodarczą - według danych administracji biznesowej w Polsce aktywnych jest ponad 3,2 mln jednoosobowych firm, a znaczna część z nich współpracuje z przedsiębiorstwami na podstawie kontraktów biznesowych.
Firmy łączą więc etaty, umowy cywilne, B2B oraz projekty krótkoterminowe, a to oznacza różne zasady rozliczeń i odrębne wymogi dokumentacyjne. W takim układzie outsourcing kadr i płac staje się naturalnym rozwiązaniem.
Firmy projektowe i sezonowe – gdzie outsourcing widać najwyraźniej?
Organizacje działające projektowo lub sezonowo mają specyficzny rytm – okresy intensywnego wzrostu liczby osób w zespole przeplatają się z czasem wyciszenia. W takich warunkach własny, rozbudowany zespół kadrowo-płacowy przez część roku jest przeciążony, a przez część ma zdecydowanie mniej pracy.
Outsourcing kadr i płac pomaga „wyrównać” ten efekt. Biuro zewnętrzne obsługuje duże fale zmian – np. wdrożenie kilkudziesięciu osób na sezon lub zamknięcie kilku dużych projektów – bez potrzeby budowania dodatkowych etatów. Z punktu widzenia firmy istotne jest też to, że zasady obsługi są opisane w umowie i procedurach, a to ułatwia planowanie kolejnych okresów nasilenia rekrutacji.
Praca zdalna, rozproszenie, różne formy współpracy – jak to pogodzić?
Po pandemii wiele firm zatrudnia osoby z różnych regionów, łącząc pracę biurową, hybrydową i w pełni zdalną. Do tego dochodzą konsultanci B2B, eksperci na krótkich kontraktach czy osoby pracujące dla kilku pracodawców równolegle. Dla administracji kadrowej oznacza to większą liczbę wariantów rozliczeń oraz potrzebę pilnowania zróżnicowanych grafików, wymiarów etatu i limitów urlopowych.
Zewnętrzni specjaliści, którzy obsługują podobne modele w wielu firmach, zwykle mają gotowe rozwiązania – od narzędzi do ewidencji czasu pracy po standardy raportowania. Outsourcing kadr i płac staje się więc nie tylko usługą administracyjną, lecz także sposobem na wprowadzenie spójnych reguł do środowiska, które samo w sobie jest rozproszone i wielowątkowe.
Czy outsourcing jest dla każdej niestandardowej struktury?
Nie każda firma od razu przekazuje na zewnątrz cały obszar kadrowo-płacowy. Część zaczyna od pojedynczych elementów, np. zleca samo naliczanie wynagrodzeń, a dokumentację pracowniczą prowadzi wewnętrznie. Inne przedsiębiorstwa decydują się na kompleksową usługę, ponieważ struktura zatrudnienia jest na tyle złożona, że opłaca się zbudować stałą współpracę z zewnętrznym dostawcą.
W praktyce o sensowności takiego kroku decydują m.in.: tempo zmian zatrudnienia, liczba modeli współpracy, dojrzałość procesów wewnętrznych oraz gotowość firmy do uporządkowania zasad działania działu HR. Im bardziej złożona układanka, tym mocniejszy argument, aby przynajmniej rozważyć outsourcing kadr i płac jako element strategii obsługi pracowników i współpracowników.
Źródła
1. Główny Urząd Statystyczny (GUS), Persons performing work under contracts of mandate and related contracts in Poland in December 2024
https://stat.gov.pl/en/experimental-statistics/human-capital/persons-performing-work-under-contracts-of-mandate-and-related-contracts-in-poland-in-december-2024,13,8.html
2. PARP, Raport GEM Polska 2023
https://www.parp.gov.pl/storage/publications/pdf/Raport-GEM-Polska-2023.pdf
3. Bulldogjob, Polish IT Community Report 2024 – Salaries
https://bulldogjob.com/it-report/2024/salaries
