Jaka jest najbardziej żmudna czynność w pracy? Wiele osób zajmujących się prowadzeniem archiwum, przygotowywaniem umów, rozliczaniem rachunków, tworzeniem kosztorysów czy listów przewozowych bez wahania odpowie – ręczne przepisywanie danych z dokumentów. To zadanie wymaga nie tylko czasu, ale też maksymalnej koncentracji celem uniknięcia pomyłek. Na szczęście jest na to sposób – nowoczesne oprogramowanie OCR.
System OCR nie tylko sczytuje dane, ale też interpretuje je, sprawdza i przesyła dalej. Dzięki temu potencjał pracowników, którzy do tej pory zajmowali się przepisywaniem, teraz można wykorzystać gdzieś indziej, do bardziej kreatywnych zadań. Korzyścią są generowane dzięki temu oszczędności liczone nawet w dziesiątkach tysięcy złotych!
Jakie dokumenty obsługuje OCR?
OCR sczytuje nie tylko kody kreskowe, ale też całe fragmenty tekstów, w tym nagłówki składające się z liter i cyfr, pozycje i linie rozdzielające wiersze w tabelach, a także dane podsumowujące.
Oznacza to, że program doskonale poradzi sobie z różnymi dokumentami firmowymi, takimi jak:
• dokumenty finansowe (faktury, paragony, potwierdzenia sald, noty odsetkowe, noty uznaniowe, noty obciążeniowe, wyciągi bankowe),
• kosztorysy, dokumenty magazynowe (PZ, WZ),
• dokumenty transportowe (CMR, listy przewozowe, itp.)
• dokumenty obsługi wierzytelności
• polisy
To tylko niektóre z nich. W praktyce program posłuży Ci do zbierania i analizowania znacznie większej ilości danych z różnych dokumentów, które wcześniej były przepisywane manualnie.
Proces odczytywania danych z dokumentów papierowych
Proces odczytywania danych z dokumentów zaczyna się od wgrania ich poprzez hot foldery, email lub RestAPI. Po wejściu dokumenty są przetwarzane i procesowane – pełnotekstowo lub strefowo, w zależności od tego, jakie dane chcemy pozyskać (wszystkie, czy tylko wybrane). Po wewnętrznej i zewnętrznej walidacji następuje ich eksport przez:
• plik (XML, CSV, JPK_FA),
• RestAPI,
• szynę danych,
• web services.
Które dane są weryfikowane i podlegają walidacji?
Walidacja jest ważnym etapem procesu przetwarzania danych w OCR, ponieważ gwarantuje poprawność przeniesionych i zapisanych informacji. Weryfikacji wewnętrznej i zewnętrznej podlegają najbardziej newralgiczne dane:
• sumy kontrolne NIP i rachunku bankowego,
• zgodność sum pozycji dokumentu z wartościami podsumowującymi,
• wartości w wierszach (np. wartość netto w stawce 23% + VAT w stawce 23% = wartość brutto w stawce 23%),
• z białą listą, GUS, VIES, NBP,
• z systemami klienta, np. w zakresie zgodności z: bazą kontrahentów, bazą zleceń, zamówień, bazą jednostek miar,
• z rejestrem umów (system sprawdza np. czy ceny jednostkowe na fv są zgodne z umową).
Niezwykle kompleksowa obsługa sprawia, że żaden obszar nie jest pomijany i możesz mieć pewność, że forma ostateczna niczym nie różni się od pierwotnej, poddanej analizie.
Korzyści z wdrożenia OCR – finansowe i pozafinansowe
Korzyści wynikające z wdrożenia w swojej firmie oprogramowania OCR jest wiele. Zalicza się do nich przede wszystkim oszczędność czasu sięgająca nawet 90%! Można go przeznaczyć na inne zadania, a pracownicy znudzeni monotonią pracy będą mogli rozwinąć skrzydła w innych, bardziej kreatywnych zajęciach.
Zmniejszają się nie tylko wydatki, ale też liczba pomyłek. Gdy uniezależnimy proces przepisywania danych z dokumentów od czynnika ludzkiego, poprawi się zarówno wydajność, jak i jakość mechanicznie wykonywanych czynności.
